كيفية توقيع ملف PDF على هاتفك

يمكنك توقيع ملف PDF على هاتفك إما برسم أو إدراج صورة لتوقيعك على الصفحة بالنسبة للمستندات اليومية، أو باستخدام عملية توقيع إلكتروني رسمية تتضمن التحقق من الهوية وسجل تدقيق للعقود الحساسة قانونيًا. تعتمد الطريقة الصحيحة على مقدار الثقل القانوني الذي يجب أن يحمله المستند.

ما هما الطريقتان الرئيسيتان لتوقيع ملف PDF؟

1. التوقيع المرسوم أو المُدرج: ترسم توقيعًا بإصبعك أو بقلم رقمي، أو تضع صورة توقيع محفوظة على الصفحة. بصريًا يبدو كتوقيع حقيقي، ووظيفيًا يشبه توقيع صفحة مطبوعة ثم إعادة مسحها ضوئيًا لتحويلها إلى شكل رقمي.
2. التوقيع الإلكتروني القائم على شهادة رقمية: يستخدم هذا النوع شهادة رقمية مرتبطة بهوية الموقّع الموثقة، ويتضمن عادة طابعًا زمنيًا، وإثبات عدم تلاعب يوضح ما إذا كان المستند قد تم تغييره بعد التوقيع، وسجل تدقيق يسجّل تفاصيل مثل هوية الموقّع ووقت التوقيع.

متى يكفي التوقيع المرسوم البسيط؟

يكفي التوقيع المرسوم عادة للنماذج الداخلية، والاتفاقيات غير الرسمية، والموافقات السريعة، والمعاملات الورقية الشخصية أو الإدارية منخفضة الأهمية، مثل التوقيع على نموذج مدرسي أو الموافقة على طلب بسيط. وفق مبادئ العقود الأساسية في معظم الأماكن، يحتاج التوقيع بشكل رئيسي إلى إظهار نية واضحة للموافقة، وهو ما يمكن للتوقيع المرسوم تحقيقه تمامًا كما يفعل الحبر على الورق. لكن ما لا يوفره بمفرده هو الحماية المدمجة من التلاعب أو إثبات موثّق للهوية.

متى تحتاج إلى التوقيعات الإلكترونية القائمة على شهادة رقمية بدلاً من ذلك؟

العقود، والمستندات العقارية، والاتفاقيات الأخرى ذات القيمة العالية أو الحساسة قانونيًا تتطلب عادة شيئًا أقوى. تملك بعض الصناعات والولايات القضائية قواعد محددة حول ما يُعد توقيعًا إلكترونيًا متوافقًا لفئات معينة من المستندات، وتتطلب عمومًا تحققًا أقوى من الهوية مما توفره صورة مرسومة بسيطة. وإذا كان هناك احتمال حقيقي لنزاع لاحق، أو كان المستند يحمل ثقلاً ماليًا أو قانونيًا كبيرًا، فإن سجل التدقيق القابل للتحقق يهم أكثر بكثير من شكل التوقيع.

كيف يعمل إثبات عدم التلاعب في التوقيع الإلكتروني الرسمي؟

الفكرة الأساسية أبسط مما تبدو عليه. فعندما يُوقَّع مستند رسميًا، تُنشئ عملية التوقيع بصمة رقمية فريدة للمحتوى الدقيق للملف في تلك اللحظة. وإذا تغيّر ولو حرف واحد في المستند لاحقًا، فلن تتطابق تلك البصمة بعد الآن. وهذا يتيح للبرنامج أن يُشير فورًا إلى أن المستند قد تم تعديله منذ توقيعه، دون الحاجة إلى مقارنته يدويًا بالنسخة الأصلية.

ماذا يجب أن تتحقق منه قبل إرسال ملف PDF موقّع؟

قبل إعادة إرسال مستند موقّع، تأكد من:

• أنك وقّعت النسخة الصحيحة والنهائية من الملف، وليس مسودة سابقة.
• أن كل حقل مطلوب أو مكان للأحرف الأولى مكتمل في كل صفحة، وليس فقط سطر التوقيع.
• أن التوقيع موضوع على السطر المقصود ولا يغطي نصًا مهمًا.
• بالنسبة للمستندات ذات الموقّعين المتعددين، أن ترتيب التوقيع واكتماله واضحان لمن سيتسلم المستند بعد ذلك.

ماذا عن توقيع المستندات التي بدأت كمسح ضوئي؟

إذا بدأ المستند كنموذج ورقي، فأنت بحاجة أولاً إلى تحويله إلى ملف PDF نظيف، وهو ما يعني عادة . وبمجرد أن يصبح ملف PDF، يعمل التوقيع بالضبط بالطريقة نفسها التي يعمل بها مع مستند تم إنشاؤه رقميًا منذ البداية. لا يوجد فرق جوهري في مرحلة التوقيع بين ملف PDF أصلي وآخر بدأ كمسح ضوئي.